Tietosuojakäytäntö

I. Vastuuhenkilön nimi ja osoite

Yleisen tietosuoja-asetuksen, jäsenvaltioiden muiden kansallisten tietosuojalakien sekä muiden tietosuojasäännösten mukainen vastuuhenkilö on:

ProMinent Finland Oy
Orapihlajatie 39
00320 Helsinki
Suomi
Puh.: +358 9 4777 890
Sähköposti: fi-prominent@prominent.com
Website: www.prominent.fi

II. Tietosuojavastaavan nimi ja osoite

Rekisterinpitäjän tietosuojavastaava on:

Kyösti Putkinen
ProMinent Finland Oy
Orapihlajatie 39
00320 Helsinki
Suomi
Puh.: +358 9 4777 890
Sähköposti: putkinen.kyosti@prominent.com

III. Yleistä tietojenkäsittelystä

1. Henkilötietojen käsittelyn laajuus

Lähtökohtaisesti käsittelemme käyttäjiemme henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen toimivan verkkosivuston, sisällön ja palveluiden tarjoamiseksi. Muutoin käyttäjiemme henkilötietojen kerääminen ja käyttö tapahtuu vain käyttäjän suostumuksella.

2. Tietojen poistaminen ja säilytysaika

Asianosaisen henkilötiedot poistetaan tai pääsy tietoihin estetään heti, kun tietoja ei enää tarvita säilytystarkoitukseen eikä tietojen säilyttämiseen ole enää velvollisuutta. Tallentaminen voi tapahtua myös, jos eurooppalainen tai kansallinen lainsäätäjä on määrännyt siitä unionin asetuksissa, laeissa tai muissa säännöksissä, joita vastuuhenkilö soveltaa. Jos käytät verkkosivustoa tiedonhankintatarkoituksessa, ovat säilytysajat seuraavanlaiset:

Jos käytät verkkosivujamme aktiivisesti, säilytämme henkilötietojasi aluksi sen ajan, jonka tiedusteluusi vastaaminen vie, tai liikesuhteemme keston ajan. Tähän sisältyy myös sopimuksen valmistelu tai sopimusta edeltävän oikeussuhteen aloittaminen ja sopimuksen solmiminen. PIdämme henkilötietojasi tallennettuina todisteiden säilyttämiseksi siihen asti, kunnes suhteestamme johtuvat oikeudelliset vaatimukset vanhentuvat. Poistamme henkilötietosi, kun vanhentumisaika on päättynyt, ellei tietojen säilyttämiseen ole olemassa oikeudellista velvoitetta, esimerkiksi Saksan kauppalain (HGB 238 §, 257 §:n 4 momentti) tai Saksan verolain (AO 147 §:n 3 ja 4 momentti) nojalla. Nämä säilytysvelvoitteet voivat olla kahdesta kymmeneen vuotta.

IV. Provision of the website and creation of log files

Aina kun verkkosivustoamme käytetään, verkkopalvelimemme tallentaa automaattisesti seuraavat tiedot:

• käyttäjän IP-osoite
• isäntänimi (millä ProMinent-sivulla vierailtiin, esim. www.prominent.com tai vastaava)
• päivämäärä ja kellonaika (Time)
• pyynnön tyyppi ja sijainti (Request)
• tiedot selaimen tyypistä ja käytetystä versiosta

Tiedot tallennetaan myös järjestelmämme lokitiedostoihin. Näitä tietoja ei tallenneta yhdessä käyttäjän muiden henkilötietojen kanssa.

Tietojen ja lokitiedostojen tilapäisen säilyttämisen oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen art. 6 § 1 lit. f. Meillä on oikeutettu etu tietojen käsittelyyn, koska IP-osoitteen väliaikainen tallentaminen järjestelmään on välttämätöntä verkkosivuston toimittamiseksi käyttäjän tietokoneelle. Tätä tarkoitusta varten käyttäjän IP-osoite on säilytettävä istunnon ajan. Tallentaminen lokitiedostoihin tehdään verkkosivuston toimivuuden varmistamiseksi. Lisäksi käytämme tietoja verkkosivuston optimointiin ja tietoteknisten järjestelmiemme turvallisuuden varmistamiseen. Tietoja ei tässä yhteydessä arvioida markkinointitarkoituksiin.

Tiedot poistetaan heti, kun niitä ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin. Jos tietoja kerätään verkkosivuston tarjoamista varten, tietojen poistaminen tapahtuu, kun kyseinen istunto on päättynyt. Jos tietoja tallennetaan lokitiedostoihin, poistaminen tapahtuu viimeistään 30 päivän kuluttua. Lisäksi lokitiedostoja säilytetään varmuuskopiotiedostoissa enintään 12 kuukauden ajan. Näitä varmuuskopioita käsitellään vain poikkeustapauksissa.

V. Evästeiden ja niihin liittyvien toimintojen/teknologioiden käyttö

Edellä mainittujen tietojen lisäksi tietokoneellesi tallennetaan evästeitä, kun käytät verkkosivustoamme. Evästeet ovat tekstitiedostoja, jotka tallennetaan verkkoselaimeen tai verkkoselaimen toimesta käyttäjän tietokonejärjestelmään. Nämä evästeet sisältävät tunnusomaisen merkkijonon, jonka avulla selain voidaan tunnistaa selvästi, kun verkkosivusto ladataan uudelleen. Lisäksi käytämme evästeinä myös verkkomajakoita ja muita vastaavia tallennustekniikoita, joilla seurataan käyttäjän toimintaa. Verkkomajakat ovat useimmiten näkymättömiä, yleensä enintään 1 x 1 pikselin kokoisia, kuvallisia elementtejä, jotka on upotettu verkkosivustoon ja joita voidaan käyttää laitteesi evästeiden havaitsemiseen.

Käytämme evästeitä tallentaaksemme istuntoon liittyviä tietoja verkkosivustolle. Nämä evästeet vanhentuvat selainistunnon päättyessä (ns. istuntokohtaiset evästeet), eikä niitä tallenneta pysyvästi. Toiset evästeet jäävät tietokoneellesi selainistunnon jälkeen, ja niiden avulla voimme tunnistaa tietokoneesi seuraavalla vierailullasi (ns. pysyvät evästeet). Pysyvät evästeet poistetaan automaattisesti tietyn ajan kuluttua, joka voi vaihdella evästetyypistä riippuen.

Evästeet voidaan jakaa erityisesti seuraaviin luokkiin/ evästetyyppeihin:

• Välttämättömät evästeet
  Välttämättömät evästeet ovat välttämättömiä tiettyjen verkkosivuston toimintojen toteuttamiseksi.
• Suorituskykyevästeet
  Suorituskykyevästeet keräävät tietoa verkkosivuston käytöstä. Nämä evästeet eivät tallenna mitään tietoja, joiden avulla käyttäjä voidaan tunnistaa, vaan niitä käytetään ainoastaan verkkosivustomme suorituskyvyn mittaamiseen ja käyttäjäkokemuksen parantamiseen.
• Toiminnalliset evästeet
  Toiminnallisia evästeitä käytetään mahdollistamaan pyydetyt palvelut ja toiminnot (esim. videoiden toistaminen) verkkosivustolla ja/tai parantamaan käytettävyyttä.
• Kohdentamisevästeet
  Kolmannet osapuolet (esim. mainoskumppanit) voivat käyttää kohdentamisevästeitä profiloidakseen käyttäjien kiinnostuksen kohteet ja näyttää niiden perusteella tarkoituksenmukaisia mainoksia muilla verkkosivustoilla.
• Sosiaalisen median evästeet
  Sosiaalisen median palveluiden evästeet mahdollistavat sisällön jakamisen ystävien ja verkostojen kanssa. Nämä palvelut voivat seurata selaajia eri verkkosivustoilla ja profiloida kiinnostuksen kohteita.

Verkkoselaimesi asetuksia muuttamalla voit poistaa evästeet käytöstä tai rajoittaa niiden lähettämistä. Jo tallennetut evästeet voidaan poistaa milloin tahansa. Tämä voidaan tehdä myös automaattisesti. Voit säännöllisesti tutustua evästeiden käytöstä poistamiseen verkkoselaimesi "Ohje"-toiminnon kautta. Huomaa kuitenkin, että nämä asetukset voivat mahdollisesti vaikuttaa verkkosivustomme täyteen käytettävyyteen ja toimintaan.

Varmistaaksemme, että evästeiden käyttö on lain vaatimusten mukaista, käytämme OneTrust Technology Limitedin, 82 St John St, London, UK ("OneTrust") tarjoamaa evästetyökalua. Voit tarkastella ja hallita evästesuostumuksiasi sekä tehdä asetuksia ja poistoja evästekohtaisesti alla olevasta linkistä:

Tietosuoja-asetuskeskus

Osa verkkosivustollamme käyttämistämme evästeistä on peräisin kolmannen osapuolen palveluntarjoajilta, jotka auttavat meitä analysoimaan verkkosivustomme sisällön vaikutusta ja kävijöidemme kiinnostuksen kohteita, mittaamaan verkkosivustomme suorituskykyä tai viestimään sinulle. Käytämme verkkosivustollamme sekä ensimmäisen osapuolen evästeitä (jotka näkyvät vain sillä verkkotunnuksella, jolla parhaillaan vierailet) että kolmannen osapuolen evästeitä (jotka näkyvät kaikilla verkkotunnuksilla ja jotka kolmannet osapuolet asettavat säännöllisesti).

Lisätietoja evästeiden toimittajista on tietosuoja-asetuskeskuksessa kunkin evästeluokan kohdalla.

Tietyissä tapauksissa tietojen tallentaminen päätelaitteeseesi tai pääsy päätelaitteeseesi jo tallennettuihin tietoihin on ehdottoman välttämätöntä, jotta voimme tarjota verkkosivustomme käyttöösi ("teknisesti välttämättömät evästeet"). Tällaisten evästeiden käytön oikeusperusta on televiestinnän digitaalipalvelujen tietosuojalain (TDDDG) 25 §:n 2 momentin 2 kohta. Siltä osin kuin näillä tiedoilla on henkilökohtainen viittaus ja me käsittelemme niitä edelleen IT-järjestelmissämme, tietojenkäsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etumme verkkosivustomme tarjoamisessa ja tietoturvan varmistamisessa, yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta. Oikeutettu etumme perustuu verkkosivustollamme tarjottavien tietojen tarjoamiseen.

Käytämme evästeitä, jotka eivät ole teknisesti välttämättömiä, vain suostumuksellasi. Kun vierailet verkkosivustollamme ensimmäistä kertaa, näytämme niin sanotun evästebannerin, jolla ilmoitamme käyttämistämme seurantatekniikoista ja annamme sinulle mahdollisuuden valita, haluatko antaa suostumuksesi valinnaisiin evästeisiin ja jos haluat, niin mihin. Jos napsautat bannerin vastaavaa painiketta ("Hyväksy kaikki"), annat suostumuksesi kaikkien teknisesti tarpeettomien evästeiden tallentamiseen ja lukemiseen laitteellesi (TDDDG 25 §:n 1 momentti) ja evästettä varten tallennettujen henkilötietojesi käsittelyyn (GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa tulevaisuutta varten vaikuttamatta suostumukseen perustuvan käsittelyn laillisuuteen ennen sen peruuttamista. Voit erityisesti käyttää seuraavaa linkkiä evästeasetusten nollaamiseen ja siten peruuttaa mahdollisesti antamasi suostumuksen:

Tietosuoja-asetuskeskus

VI . Microsoft Advertising Conversion Tracking ja Remarketing (evästeet)

Käytämme verkkosivustollamme Microsoft Advertising Conversion Tracking -palvelua. Tämä on Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA ("Microsoft") tarjoama hakukone- ja mainospalvelu, jonka avulla voimme kiinnittää huomiota tuotteisiimme ja palveluihimme kohdennetusti ja analysoida mainostoimenpiteidemme tehokkuutta.

Suostumuksellasi Microsoft Advertising käyttää evästeitä käyttäjien käyttäytymisen analysoimiseksi ja mainosten parantamiseksi. Nämä evästeet tallennetaan laitteeseesi joko silloin, kun vierailet verkkosivustollamme tai kun napsautat jotakin mainostamme. Evästeiden avulla voimme kohdentaa käyttäjiä myöhemmillä hakukyselyillä. Tallennettuja tietoja käytetään kiinnostukseen perustuvan mainonnan näyttämiseen esimerkiksi Microsoftin mainosverkostoon kuuluvilla verkkosivustoilla.

Käytämme myös Microsoft Advertisingin uudelleenmarkkinointilistoja hakumainoksia varten. Näin voimme kohdentaa mainoksia käyttäjille, jotka ovat jo vierailleet verkkosivustollamme. Voimme esimerkiksi mainostaa palveluita, joita olet aiemmin katsonut verkkosivustollamme. Evästeet osoittavat meille, että olet napsauttanut mainosta ja että sinut on sen jälkeen ohjattu uudelleen verkkosivustollemme. Näitä tietoja käytetään yksinomaan mainostemme tilastolliseen arviointiin ja optimointiin. Käyttäjiä ei tunnisteta henkilökohtaisesti. IP-osoitteesi anonymisoidaan (lyhennetään) ja välitetään Microsoftille.

Evästeiden käyttöikä on 365 päivää.

Microsoftin meille toimittamat tilastot sisältävät aggregoituja tietoja, kuten niiden käyttäjien kokonaismäärän, jotka ovat napsauttaneet jotakin mainostamme, sekä tietoja siitä, ovatko nämä käyttäjät käyneet sivulla, jossa on muuntotunniste. Nämä tiedot auttavat meitä kohdentamaan hakusanoja ja mainoskampanjoita paremmin käyttäjien kiinnostuksen kohteiden mukaan.

Microsoft Corporation on sertifioitu EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojasäännöstön mukaisesti.

Käsittelyn oikeusperusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan 1 virkkeen 1 alakohdan a alakohdan mukainen suostumuksesi, jonka voit ilmoittaa evästebannerin tai tietosuoja-asetuskeskuksemme kautta.

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa tulevaisuutta varten, esimerkiksi tietosuojapreferenssikeskuksessa .

Lisätietoja Microsoftin suorittamasta tietojenkäsittelystä on Microsoftin tietosuojakäytännössä.

VII. Matomo Analytics (On-Premise)

Käytämme verkkosivuillamme avoimen lähdekoodin työkalua Matomo Analytics analysoidaksemme käyttäjiemme selaamiskäyttäytymistä. Käytämme lisäksi Matomo Tag Manager -ohjelmaa. Matomo Tag Manager on Matomo Analytics -ohjelmiston laajennus. Tag Managerin avulla Matomo Analytics, seurantatapahtumat ja ohjaus yhdistetään kolmannen osapuolen koodiin integroimiseksi. Kun verkkosivustoamme kutsutaan, käsitellään erityisesti seuraavia tietoja:

• Käyttäjän kutsuvan järjestelmän IP-osoitteen 2 tavua
• kutsuttu verkkosivusto (URL)
• verkkosivusto, josta käyttäjä on siirtynyt kutsuttuun verkkosivustoon (referoija)
• alasivustot, joita kutsutusta verkkosivustosta avataan
• aika, joka verkkosivustolla viivytään
• verkkosivuston kutsumisen toistuvuus

Käytämme Matomo Analytics -ohjelmiston On-Premise-versiota ja ohjelmisto on sijoitettu omalle Saksassa olevalle palvelimellemme. Yllä mainitut tiedot tallennetaan vain sinne. Käytämme Matomo Analytics -ohjelmistoa ilman evästeitä. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Matomo-ohjelmiston asetukset on määritetty siten, että IP-osoitteita ei tallenneta täydellisinä, vaan IP-osoitteen 2 viimeistä tavua naamioidaan (esim.: 192.168.xxx.xxx). Tällä tavalla lyhennettyjä IP-osoitteita ei voida myöhemminkään yhdistää kutsuneisiin tietokoneisiin.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste on yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 6 kohdan 1 alakohdan f mukainen oikeutettu syy analysoida selaamiskäyttäytymistä verkkosivustollamme. Tietojen käsittely mahdollistaa meille verkkosivustomme vierailijoiden selaamiskäyttäytymisen analysoimisen. Nämä tiedot auttavat meitä kehittämään verkkosivustoamme paremmaksi ja käyttäjäystävällisemmäksi. IP-osoitteen anonymisoinnin ansiosta käyttäjien henkilötiedot ovat riittävästi suojattuina.

Tarkempia tietoja Matomo-ohjelmiston yksityisyysasetuksista on seuraavassa osoitteessa: https://matomo.org/privacy/ .

Matomo Opt Out

VIII. Google Markkinointipalvelut

Käytämme Google LLC:n (1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA) markkinointi- ja uudelleenmarkkinointipalveluja (lyhyesti Google Marketing Services). Me tai Google käsittelemme henkilötietojasi tässä yhteydessä vain, jos olet antanut siihen suostumuksesi.

Googlen markkinointipalvelujen avulla voimme kohdentaa mainoksia verkkosivustollamme ja verkkosivustollamme, jotta käyttäjille voidaan esittää vain sellaisia mainoksia, jotka mahdollisesti vastaavat heidän kiinnostuksen kohteitaan. Jos käyttäjälle esimerkiksi näytetään mainoksia tuotteista, joista hän on osoittanut kiinnostusta muilla verkkosivustoilla, tätä kutsutaan "uudelleenmarkkinoinniksi". Kun verkkosivustoamme ja muita verkkosivustoja, joilla Googlen markkinointipalvelut ovat aktiivisia, käytetään tätä tarkoitusta varten, Google suorittaa suoraan koodin ja niin sanotut (uudelleen)markkinointitunnisteet (näkymättömät grafiikat tai koodit, jotka tunnetaan myös nimellä "verkkomajakat") integroidaan verkkosivustoon, edellyttäen, että käyttäjä on antanut tähän suostumuksensa. Niiden avulla käyttäjän laitteeseen tallennetaan yksittäinen eväste (evästeiden sijasta voidaan käyttää myös vastaavia tekniikoita).

Evästeet voivat olla eri verkkotunnuksia, kuten google.com, https://marketingplatform.google.com/intl/en/about/ , https://ads.google.com/intl/en/home/ , jne. Lisätietoja: https://policies.google.com/technologies/types . Tämä tiedosto tallentaa, millä verkkosivustoilla käyttäjä on vieraillut, mistä sisällöstä hän on kiinnostunut ja mitä tarjouksia hän on napsauttanut, sekä teknisiä tietoja selaimesta ja käyttöjärjestelmästä, viittaavista verkkosivustoista, vierailun ajankohdasta ja muita verkkotarjouksen käyttöä koskevia tietoja. IP-osoitetta ei yhdistetä käyttäjän tietoihin muissa Googlen tarjouksissa. Google voi myös yhdistää edellä mainitut tiedot muista lähteistä saatuihin tietoihin. Jos käyttäjä myöhemmin vierailee muilla verkkosivustoilla, hänelle saatetaan näyttää hänen mielenkiinnon kohteidensa mukaan räätälöityjä mainoksia.

Käyttäjän tietoja käsitellään pseudonyymisti osana Googlen markkinointipalveluja. Tämä tarkoittaa sitä, että Google ei tallenna ja käsittele esimerkiksi käyttäjän nimeä tai sähköpostiosoitetta, vaan käsittelee kyseisiä tietoja evästeiden avulla pseudonyymissä käyttäjäprofiilissa. Tämä tarkoittaa sitä, että Googlen näkökulmasta mainoksia ei hallinnoida ja näytetä erikseen yksilöidylle henkilölle vaan evästeen haltijalle riippumatta siitä, kuka tämä evästeen haltija on. Tätä ei sovelleta, jos käyttäjä on nimenomaisesti sallinut Googlen käsitellä tietoja ilman tätä pseudonymisointia. Googlen markkinointipalvelujen käyttäjistä keräämät tiedot siirretään Googlelle ja tallennetaan Googlen palvelimille Yhdysvalloissa.

Google Tag Manager

Käytämme Google Tag Manageria (tarjoaja: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanti) muiden verkkosivustomme palveluiden tekniseen hallintaan. Google Tag Manager on puhtaasti hallinnollinen työkalu, joka ei itse aseta evästeitä eikä kerää henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa. Toimivuuden varmistamiseksi IP-osoitteesi käsitellään lyhyen ajan, mutta sitä ei tallenneta. Google Tag Manager varmistaa, että tietojen keräämispalvelut aktivoidaan vain, jos olet antanut siihen suostumuksesi suostumusbannerissamme. Ilman suostumustasi vastaavia tunnisteita ei ladata. Tämän hallintatyökalun käyttö perustuu oikeutettuun etuumme (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) hallita verkkosivustoamme tehokkaasti ja turvallisesti.

Lisätietoja Googlen tietojen käytöstä markkinointitarkoituksiin löytyy yleiskatsaussivulta: https://policies.google.com/technologies/ads , Googlen tietosuojakäytäntö on saatavilla osoitteessa https://policies.google.com/privacy .

Jos et halua vastaanottaa kiinnostuksen perusteella tapahtuvaa mainontaa Googlen markkinointipalveluiden kautta, voit käyttää Googlen asettamia asetusvaihtoehtoja: https://adssettings.google.com/authenticated .

IX. YouTube

Käytämme YouTube-videoalustan liitännäisiä upottaaksemme videoita ja toistaaksemme niitä suoraan tällä verkkosivustolla. Videoalustan ylläpitäjä on YouTube, LLC, 901 Cherry Ave, San Bruno, CA 94066, USA (YouTube). YouTube on Google LLC:hen (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA; Google) kuuluva yritys.

YouTube-videot on integroitu niin sanottuun laajennettuun tietosuojaan, joka palveluntarjoajan mukaan käynnistää käyttäjätietojen tallentamisen vain silloin, kun videota toistetaan. Laajennettu tietosuojatila ei kuitenkaan välttämättä sulje pois tietojen siirtoa YouTube-kumppaneille. Kun aktivoit upotettuja videoita verkkosivustollamme, muodostuu yhteys YouTuben palvelimiin ja tiedonsiirto käynnistyy. Emme voi vaikuttaa YouTubelle ja mahdollisesti muille YouTube-kumppaneille liitännäisen aktivoinnilla siirrettävien tietojen laajuuteen ja sisältöön. YouTuben palvelimelle ilmoitetaan muun muassa, millä sivuistamme olet vieraillut. YouTuben mukaan näitä tietoja käytetään muun muassa videotilastojen keräämiseen, käyttäjäystävällisyyden parantamiseen ja väärinkäytösten estämiseen. YouTube käyttää evästeitä kerätäkseen tietoa käyttäjän toiminnasta, jos olet antanut suostumuksesi näiden evästeiden käyttöön. Evästeet pysyvät päätelaitteessasi, kunnes poistat ne. Jos olet kirjautuneena YouTube-tilillesi, annat YouTubelle mahdollisuuden yhdistää selauskäyttäytymisesi suoraan henkilökohtaiseen profiiliisi. Voit estää tämän kirjautumalla ulos YouTube-tililtäsi ennen toistopainikkeen painamista.

YouTuben evästeiden tuottamat tiedot verkkosivustomme käytöstäsi siirretään yleensä Yhdysvalloissa sijaitsevalle YouTuben palvelimelle ja tallennetaan sinne. Tietoja YouTuben tietosuojasta löytyy seuraavasta linkistä https://www.google.de/intl/en/policies/privacy/ .

X. Liidien hallinta

Käytämme markkinoinnin automaatio-ohjelmistoa HubSpot, joka on HubSpot, Inc.:n (25 First Street, Cambridge, MA 02141, USA) tarjoama palvelu. Käytämme HubSpotia liidien luomiseen, liidien hallintaan, markkinoinnin automaatioon ja markkinointitoimiemme personointiin, jotta voimme tehostaa prosessejamme ja parantaa vuorovaikutusta potentiaalisten asiakkaiden ja asiakkaiden kanssa. Tässä yhteydessä käsittelemme yhteystietojasi sekä sopimustietojasi ja, suostumuksellasi, myös verkkosivustollamme kerättyjä käyttäytymistietoja ja vuorovaikutustietoja (esim. sähköpostien avaamiset, klikkaukset) (ks. kohta V.) markkinointia, analysointia, liidien hallintaa ja muita markkinointitarkoituksia, kuten uutiskirjeiden lähettämistä, varten. Lisäksi käytämme HubSpot-palvelua verkkosivuston käytön analysointiin ja markkinointitoimenpiteidemme tuloksellisuuden mittaamiseen. Tässä yhteydessä käsittelemme erityisesti tietoja sivun katselukerroista, kävijöistä tai istunnoista, liikenteen lähteistä sekä lomakkeiden lähetyksistä. Lisäksi yhdistämme suostumuksellasi henkilötiedot (esim. tilaukset, kyselyt, palaute) yksilölliseen profiiliin, jotta voimme räätälöidä markkinointitoimintamme. Liidien hankinnan yhteydessä tarjoamme verkkosivustollamme muita kampanjoita, kuten valittuja aiheita käsittelevien white paperien lataamista tai messulippujen jakamista. Jos osallistut tällaiseen kampanjaan, esimerkiksi lataat white paperin tai pyydät messulipun, käsittelemme tietojasi (nimi, ilmoitettu sähköpostiosoite, tarvittaessa osoite) voidaksemme toimittaa sinulle white paperin tai messulipun.

Markkinoinnin automaatio-ohjelmiston käyttö perustuu oikeutettuun etuumme järjestää liiketoimintaprosessimme digitaalisesti ja tehokkaasti, GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta. Siltä osin kuin HubSpotia käytetään verkkosivuston käytön analysointiin ja tulosten mittaamiseen (mukaan lukien tietojen tallentaminen ja niihin pääsy laitteellasi), tämä tapahtuu yksinomaan suostumuksesi perusteella, jonka annat suostumusbannerimme kautta ja jonka voit peruuttaa milloin tahansa (§ 25, 1 momentti, TDDDG yhdessä DSGVO:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan kanssa). Jos tilaat uutiskirjeemme ja suostut tietojesi yhdistämiseen henkilökohtaiseen profiiliin, käsittelyn oikeusperusteena on suostumuksesi GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti. Lisätietoja uutiskirjeen lähettämisestä löytyy kohdasta XI. Tietojesi käsittely muissa yhteydenottojen yhteydessä sekä sen oikeusperusta on kuvattu kohdassa XII (yhteydenottolomake ja sähköpostiyhteydenotto). Käsittelyn oikeusperuste muiden sisältöjen tai palvelujen tarjoamisessa kampanjoiden yhteydessä, kuten esimerkiksi white paperin lataamisen tai messulipun toimittamisen yhteydessä, on joko sopimuksen täyttäminen kanssanne (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) tai oikeutettu etumme tiedottaa kiinnostuneille ja asiakkaille tuotteistamme ja palveluistamme (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Koska HubSpot sijaitsee Yhdysvalloissa, on mahdollista, että henkilötietoja siirretään kolmanteen maahan. HubSpot Inc. on sertifioitu EU–Yhdysvallat-tietosuojakehyksen (DPF) mukaisesti, mikä takaa asianmukaisen tietosuojatason noudattamisen. Todistus DPF-sertifikaatista löytyy täältä: https://www.dataprivacyframework.gov/list . Lisäksi olemme solmineet HubSpot Inc.:n kanssa tietojenkäsittelysopimuksen, joka sisältää EU-komission vakiolausekkeet asianmukaisen tietosuojatason varmistamiseksi.

XI. Uutiskirje

Verkkosivustollamme on mahdollista tilata ilmainen uutiskirje. Kun tilaat uutiskirjeen, syöttölomakkeeseen antamasi tiedot (esim. etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, postiosoite) välitetään meille ja käsitellään. Ellei kenttää ole merkitty ”pakolliseksi”, tietojen antaminen on vapaaehtoista. Lisäksi rekisteröitymisen yhteydessä kerätään rekisteröitymispäivä ja -aika.

Uutiskirjeissämme tiedotamme ProMinent-konsernin yritysten tuotteista ja kampanjoista. Tuotteisiin ja kampanjoihin kuuluvat erityisesti tiedot tarjouksista, palveluista, muista suorituksista (esim. ohjelmistotuotteet ja (SaaS)-alustat kuten Dulconnex), kampanjoista (esim. tiedotteet tai kutsut messuille, tapahtumiin, seminaareihin, webinaareihin) sekä ProMinent GmbH:n, ProMinent Deutschland GmbH:n ja ProMinent-konsernin yritysten toteuttamat asiakastyytyväisyyskyselyt. ProMinent-konsernin yritykset löytyvät seuraavasta luettelosta: https://www.prominent.fi/fi/Yritys/Yritys/Toimipaikat/Toimipaikat.html

Tietojen käsittelyä varten pyydetään suostumustasi rekisteröitymisen yhteydessä ja viitataan tähän tietosuojaselosteeseen. Käytämme uutiskirjeen tilaamiseen ns. double-opt-in-menettelyä, eli tilauksesi on valmis vasta, kun olet vahvistanut tilauksesi uudelleen klikkaamalla linkkiä tätä tarkoitusta varten lähetetyssä vahvistussähköpostissa. Vahvistus katsotaan suostumukseksi. Jos et vahvista tilaustasi 100 päivän kuluessa, tilauksesi poistetaan automaattisesti tietokannastamme. Näin varmistamme, ettei kukaan muu voi tilata uutiskirjettämme puolestasi.

Tietoja käytetään uutiskirjeen lähettämiseen. Käyttäjän sähköpostiosoitteen keräämisen tarkoituksena on uutiskirjeen toimittaminen. Muiden henkilötietojen kerääminen rekisteröitymisen yhteydessä on tarkoitettu palvelujen tai käytetyn sähköpostiosoitteen väärinkäytön estämiseen.

Oikeusperuste tietojen käsittelylle käyttäjän uutiskirjeen tilaamisen jälkeen on käyttäjän suostumus GDPR-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti.

Tiedot poistetaan heti, kun niitä ei enää tarvita niiden keräämisen tarkoituksen saavuttamiseksi. Käyttäjän sähköpostiosoitetta säilytetään siis niin kauan kuin uutiskirjeen tilaus on voimassa.

Kyseinen käyttäjä voi peruuttaa uutiskirjeen tilauksen milloin tahansa. Tätä varten jokaisessa uutiskirjeessä on vastaava linkki. Tällä tavoin peruutetaan myös suostumus tilausprosessin aikana kerättyjen henkilötietojen säilyttämiseen.

1. Uutiskirjeiden reaktioiden seuranta HubSpot-uutiskirjejärjestelmässä

Uutiskirjejärjestelmässämme seurannalla tarkoitetaan vastaanottajien käyttäytymisen seurantaa tai tallentamista. Uutiskirjeidemme lähettämiseen ja analysointiin käytämme HubSpot-palvelua (katso tästä jo edellä kohdassa ”Liidien hallinta”). Vastaanottajien käyttäytyminen viittaa seuraaviin kolmeen vastaanottajien toimintaan:

• Uutiskirjeen avaaminen
• Teksti- ja kuvalinkkien klikkaaminen
• Kuvien lataaminen sähköpostiohjelmassa

2. Henkilökohtainen seuranta (Unique-Count-seuranta)

Kun vastaanottaja avaa uutiskirjeen, napsauttaa linkkiä tai lataa kuvia sähköpostiohjelmassaan, HubSpot voi rekisteröidä ja tallentaa nämä toimet. Näitä vastaanottajien toimia kutsutaan HubSpotissa vastaanottajien reaktioiksi. HubSpotin avulla voidaan luoda vastaanottajan kiinnostusprofiili vastaanottajien reaktioiden perusteella. Näin voidaan esimerkiksi selvittää, mitkä vastaanottajat ovat napsauttaneet tiettyjä linkkejä. Näiden klikkausten perusteella voidaan muodostaa kohderyhmiä ja lähettää vastaanottajille lisää heille räätälöityä tietoa heidän kiinnostuksen kohteistaan.

Seurannan teknisen toteutuksen mahdollistamiseksi sähköposteihin on sisällytetty muun muassa niin sanottuja seurantapikseleitä. Nämä ovat pieniä kuvatiedostoja, jotka ladataan palveluntarjoajamme palvelimilta, kun sähköposti avataan. Tämän lataamisen avulla voidaan kerätä teknisiä tietoja (esim. IP-osoitteesi, avaamisajankohta) . Tällaisilla seurantatekniikoilla tapahtuva pääsy laitteellasi oleviin tietoihin (tai tietojen tallentaminen) perustuu yksinomaan nimenomaiseen suostumukseesi TDDDG:n 25 §:n 1 momentin mukaisesti. Henkilötietojesi myöhempi käsittely käyttäytymisesi arvioimiseksi ja kiinnostusprofiilin luomiseksi perustuu suostumukseesi GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti.

Teemakohtaisten uutiskirjeiden sisällön optimoimiseksi vertailemme yleisesti eri postitusten avausasteita ja vastaanottajien reaktioita. Tallennetut henkilötiedot poistetaan järjestelmästä välittömästi, kun vastaanottaja peruuttaa uutiskirjeen tilauksen.

3. Sähköpostimainonta ilman uutiskirjeen tilaamista ja vastustamisoikeutesi

Jos saamme sähköpostiosoitteesi tuotteen tai palvelun myynnin yhteydessä etkä ole vastustanut sitä, pidätämme oikeuden lähettää sinulle säännöllisesti sähköpostitse UWG:n 7 §:n 3 momentin perusteella tarjouksia valikoimastamme, jotka koskevat jo ostamasi tuotteen kaltaisia tuotteita. Tämä palvelee etujemme punninnan perusteella vallitsevia oikeutettuja etujamme asiakkaidemme mainostamiseen (GDPR:n 6 §:n 1 momentin f alakohta). Voit milloin tahansa kieltää sähköpostiosoitteesi käytön tähän tarkoitukseen lähettämällä viestin kohdassa I kuvatun yhteystiedon kautta tai käyttämällä mainosviestissä olevaa tätä tarkoitusta varten tarkoitettua linkkiä ilman, että siitä aiheutuu muita kustannuksia kuin perusmaksujen mukaiset siirtokustannukset.

XII. Yhteydenottolomake ja sähköpostiyhteys

Verkkosivustollamme on useita yhteydenottolomakkeita, joita voidaan käyttää sähköiseen yhteydenottoon. Jos käyttäjä hyödyntää tätä mahdollisuutta, syöttölomakkeeseen syötetyt tiedot lähetetään meille ja käsitellään (esim. etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, postiosoite, palvelupyyntöä koskevat tiedot (mm. palvelutyyppi, laitteistotyyppi, laitteiston sijainti, toimiala, maa, kieli ja viesti), seminaaripyyntöä ja tarvittavaa hotellivarauspyyntöä koskevat tiedot sekä tavaroiden palautusten yhteydessä tuotetta ja sen käyttöä koskevat tiedot). Tuotetiedustelujen, varaosapyyntöjen, huoltopyyntöjen ja tavaroiden palautusten yhteydessä käyttäjän toimittamat liitetiedostot.

Jos kenttää ei ole merkitty ”pakolliseksi”, tietojen antaminen on vapaaehtoista.

Viestin lähetyshetkellä tallennetaan lisäksi lähetyspäivämäärä, kellonaika ja IP-osoite. Yhteydenottolomakkeiden tarjoamiseen ja pyyntöjen tekniseen käsittelyyn käytämme HubSpot-järjestelmää. Lisätietoja HubSpotista ja siihen liittyvästä tietojen käsittelystä löytyy yllä kohdasta ”Liidien hallinta”. Vaihtoehtoisesti voit ottaa yhteyttä sähköpostitse. Tällöin käyttäjän sähköpostin mukana lähetetyt henkilötiedot tallennetaan. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille (lukuun ottamatta palveluntarjoajaamme HubSpotia). Tietoja käytetään yksinomaan keskustelun käsittelyyn.

Syöttölomakkeesta saatujen henkilötietojen käsittely palvelee yksinomaan yhteydenottopyyntöjen käsittelyä. Jos yhteydenotto tapahtuu sähköpostitse, tässä on myös tarvittava oikeutettu etu tietojen käsittelyyn GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisen oikeusperustan nojalla. Jos sähköpostiyhteydenoton tarkoituksena on sopimuksen solmiminen, GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta toimii oikeusperustana jatkokäsittelylle.

Tässä yhteydessä tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille (lukuun ottamatta edellä kuvattua HubSpotin käyttöä), mutta voimme tarvittaessa välittää pyyntösi käsittelyä varten asianomaiselle ProMinent-yhtiölle tai asianomaiselle ProMinent-myyntikumppanille.

Muut lähetysprosessin aikana käsitellyt henkilötiedot tarvitaan yhteydenottolomakkeen väärinkäytön estämiseen ja tietoteknisten järjestelmien turvallisuuden varmistamiseen.

Tiedot poistetaan heti, kun niitä ei enää tarvita niiden keräämisen tarkoituksen saavuttamiseksi ja kun mahdolliset sovellettavat lakisääteiset säilytysajat ovat päättyneet.

Jos käyttäjä ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse, hän voi milloin tahansa kieltää henkilötietojensa tallentamisen. Tällöin keskustelua ei kuitenkaan voida jatkaa.

XIII. App Store -linkit

Verkkosivustomme sisältää linkkejä sovelluskauppoihin (esim. Google Play Store Androidille tai Apple App Store iOS:lle). Näitä palveluja ylläpitävät yksinomaan kolmannet osapuolet. Jos seuraat näitä linkkejä, tietoja saatetaan välittää näille palveluntarjoajille. Tämä tapahtuu vain silloin, kun napsautat jotakin App Store -painiketta. Tietojenkäsittelyn tarkoitusta ja laajuutta sekä oikeuksiasi ja asetusvaihtoehtojasi koskevat tiedot ovat kyseisen palveluntarjoajan tietosuojakäytännössä:

• Google LLC, 1600 Amphitheater Parkway, Mountain View, California 94043, USA: https://policies.google.com/privacy?hl=en&gl=de
• Apple Inc., One Apple Park Way, Cupertino, California, USA, 95014: https://www.apple.com/legal/privacy/

XIV. Tavallinen yhteydenotto liiketoiminnan yhteydessä (esim. messut)

Tässä kappaleessa kuvataan olosuhteita, jotka johtavat henkilötietojen käsittelyyn, jotka ovat tavanomaisia liiketoiminnassa ja joissa GDPR:n 13 ja 14 artiklan mukaista ilmoitusta ei yleensä voida antaa.

Tällaisia tapauksia ovat erityisesti yhteystietojen vaihto messuilla, tapahtumissa, liiketoimintalounailla tai muissa työtehtävissä, esim. vaihtamalla käyntikortteja tai ottamalla ensimmäisen kerran yhteyttä ProMinentin tai sinun toimestasi liiketoimintaan liittyvissä asioissa. ProMinent kerää seuraavia henkilötietoryhmiä, kun otatte yhteyttä meihin tai me otamme yhteyttä teihin: yhteystiedot, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite tai puhelinnumero, yritystänne koskevat tiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite, liiketoiminta-alue, tehtävänkuvaus, titteli, syöttämänne/pyytämänne tiedot, kuten sisältö, pyynnön ajankohta ja viestintäväline. Keräämme tietojasi myös snapAddy GmbH:n snapAddy-ohjelmiston avulla. Kerätyt tiedot siirretään snapAddy-ohjelmistosta CRM-järjestelmäämme ja poistetaan sitten snapAddy-ohjelmistosta. Olemme solmineet snapAddy GmbH:n kanssa sopimuksen tietojen käsittelystä. Näitä tietoja käsitellään tallentamista varten yhteystietokantoihimme liiketoiminnan puitteissa, kuten sähköpostiohjelmissa, puhelinluetteloissa, kortistoissa tai CRM-järjestelmässämme, jotta voimme ottaa sinuun uudelleen yhteyttä ja/tai käsitellä pyyntösi ja jatkaa sen käsittelyä.

Tietojesi käsittely tapahtuu GDPR-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan perusteella ja perustuu oikeutettuun etuumme ottaa yhteyttä sinuun mahdollisen liiketoiminnan aloittamiseksi, yhteyden uudelleen ottamiseksi ja/tai pyyntösi käsittelyn ja jatkotoimenpiteiden toteuttamiseksi.

XV. Etätukipalvelut

Kun käytät etätukipalveluitamme, käsittelemme henkilötietojasi (nimi, asema/tehtävänimike, pätevyys, yritys (sopimusosapuoli), puhelinnumero, sähköpostiosoite) voidaksemme tuottaa asiamukaiset sopimukseen perustuvat palvelut työnantajallesi tai toimeksiantajallesi. Voimme tällöin käyttää myös työpuhelinnumeroasi voidaksemme sopia yksityiskohdista etukäteen ja tarvittaessa solmia vaadittavat sopimukset. Tietojen käsittelyn oikeusperuste on yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 6 kohdan 1 alakohta f. Oikeutettu etumme on täyttää sopimuksen mukaiset velvoitteemme digitaalisten huoltopalveluiden tuottamiseksi työnantajallesi tai toimeksiantajallesi. Jos käytät toimeksiantajana itse etätukipalveluitamme, tietojen käsittelyn oikeusperuste on yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 6 kohdan 1 alakohta b.

Käytämme etätukipalveluiden tuottamiseksi tarvittaessa "Help Lightning" -ohjelmistoa, joka on samannimisen yhdysvaltalaisen palveluntarjoajan ohjelmisto. Ei ole pois suljettua, että tätä työkalua käytettäessä henkilötietojasi (nimi, sähköpostiosoite, video- ja äänitallenteet) siirretään Yhdysvaltoihin. Help Lightning on kuitenkin ProMinentin kanssa solmimansa sopimuksen sisältämien EU-vakiosopimuslausekkeiden mukaisesti velvoitettu käsittelemään tietoja asianmukaisen tietosuojan varmistavalla tavalla.

XVI. Tietojen vastaanottajat/tietojen siirtäminen kolmansiin maihin

Pääsy henkilötietoihisi on vain sellaisilla työntekijöillämme, jotka tarjoavat teknistä, kaupallista tai toimituksellista palvelua.

Sen lisäksi käytämme ulkopuolisia palveluntarjoajia edellä kuvatun tiedonkäsittelyn puitteissa tai tilaamme näitä palveluja ulkopuolisilta palveluntarjoajilta. Jos palveluntarjoaja saa toimeksiannon kautta henkilötietojasi, palveluntarjoaja sitoutuu käsittelemään henkilötietojasi tarkasti meiltä saamiensa ohjeiden mukaisesti. Olemme välittäneet henkilötietoja erityisesti seuraaville palveluntarjoajien luokille:

• IT-palveluntarjoajat, esim. liittyen verkkosivustomme hallintaan ja isännöintiin tai verkkosivuston analysointiin / mittaamiseen, toimittajien hallintaan, väärinkäytösten paljastamiseen
• Tietotekniikkapalvelut ja infrastruktuuri,
• IT-tuki ja huolto, mukaan lukien etätuki;
• Yritykset, jotka ovat Saksan osakeyhtiölain (AktG) artiklan 15 ja sitä seuraavien pykälien mukaisesti yhteydessä meihin ja joiden kanssa teemme yhteistyötä palveluiden tuottamiseksi tai jotka toimivat jakelijoinamme;
• Jos olet antanut siihen suostumuksesi, välitämme henkilötietojasi suostumuksessa nimetyille vastaanottajille.
• Mainonnan ja henkilöstöhallinnan tukena toimivat palveluntarjoajat

Voimme siirtää henkilötietojasi vastaanottajille Euroopan unionin ("EU") ja Euroopan talousalueen ulkopuolella sijaitseviin maihin, erityisesti seuraaviin maihin Amerikan yhdysvallat ("Yhdysvallat"). Nämä tiedonsiirrot toteutetaan yleensä EU:n komission 10. heinäkuuta 2023 tekemän tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen (C(2023) 4745) perusteella. Palveluntarjoajillamme on yleensä EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojasäännöstön mukainen sertifiointi. Jos näin ei ole, varmistamme GDPR:n 46 artiklan mukaiset asianmukaiset takeet. Tähän voi kuulua EU:n komission vakiosopimuslausekkeiden tekeminen ja kaikki muut toimenpiteet, joita tarvitaan riittävän tietosuojan tason varmistamiseksi. Yksittäistapauksissa teemme tietojen siirron kolmansiin maihin riippuvaiseksi suostumuksestasi tähän tiedonsiirtoon yleisen tietosuoja-asetuksen 49 artiklan 1 kohdan 1 virkkeen 1 kirjaimen a alakohdan mukaisesti.

XVII. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat itseäsi koskeviin henkilötietoihin liittyvät oikeudet:

• Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa GDPR:n art. 7 (3) mukaisesti. Tämä johtaa siihen, että emme voi enää jatkaa tietojenkäsittelyä tämän suostumuksen perusteella tulevaisuudessa.
• GDPR:n artiklan 15 mukainen oikeus saada tietoja
• GDPR:n artiklan 16 ja 17 mukainen oikeus tietojen oikaisemiseen tai poistamiseen
• GDPR:n artiklan 18 mukainen oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• GDPR:n artiklan 20 mukainen oikeus tietojen siirrettävyyteen;
• GDPR:n artiklan 77 mukainen oikeus tehdä valitus tietosuojaa valvovalle viranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä. Meistä vastaava valvontaviranomainen on: Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

XVIII. Vastustus

Siltä osin kuin henkilötietojasi käsitellään oikeutettujen etujen perusteella, jotka on määritelty tietosuojavaltuutetun toimeksiantosopimuksen artiklassa 6 (1) lauseen 1 kohdan f alakohdan perusteella, sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan 21 mukaisesti. Jos haluat käyttää vastustamisoikeuttasi, ota yhteyttä tietosuojavastaavaamme kohdassa II annettujen yhteystietojen avulla tai lähetä sähköpostia osoitteeseen putkinen.kyosti@prominent.com

XIX. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Päivitämme tätä tietosuojakäytäntöä aika ajoin. Ellei toisin mainita, muutokset tulevat voimaan välittömästi. Sinun kannattaa tarkistaa tämä tietosuojaseloste aika ajoin pysyäksesi ajan tasalla siitä, miten suojaamme tietojasi ja parannamme jatkuvasti verkkosivustomme sisältöä.

kesäkuu 2026